Zeitmanagement einfach gemacht: Die Kraft der To-do-Liste (Teil 2)

Im ersten Teil ging es um drei Grundpfeiler guten Zeitmanagements: wissen, wofür deine Zeit draufgeht, deine Aktivitäten neu sortieren und deine Arbeitsweise verändern.

Im zweiten Teil unserer Serie lernst du eine bewährte Methode kennen, die aus einem chaotischen Alltag eine wohltuende Ordnung macht. Diese Methode ist so simpel, dass wirklich jeder heute noch damit anfangen kann.

Das einfachste Zeitmanagement-Werkzeug der Welt

Die Rede ist vom Listenschreiben. Und genau in seiner Einfachheit liegt die Kraft dieses Werkzeugs: Wer ohnehin schon unter Zeitdruck steht, braucht Techniken, die sich mühelos umsetzen lassen. Nichts ist leichter und schneller umgesetzt als eine To-do-Liste.

Damit deine Listen aber wirklich funktionieren und nicht zur Deko verkommen, solltest du ein paar Profi-Regeln beachten.

Die richtigen To-do-Listen anlegen

Es gibt drei Arten von To-do-Listen, je nachdem, was du erledigen musst.

Deine Hauptliste enthält alles, was kurz- und langfristig ansteht. Hier darfst du so viele Punkte notieren, wie du willst, denn diese Liste dient als Rohmaterial für die beiden anderen.

Die zweite Liste ist deine Tagesliste. Sie enthält alle Punkte, die heute deine Aufmerksamkeit brauchen. Die dringendsten Punkte aus deiner Hauptliste wandern hierher, vor allem Deadlines und Dinge, die du zuletzt nicht geschafft hast.

Die dritte Liste ist die Zukunftsliste. Hier landet alles, was in den kommenden Wochen oder Monaten erledigt werden muss. Wenn etwas erst in zwei Wochen fällig ist, schreib es auf die Zukunftsliste, damit es deine Tagesliste nicht verstopft.

Prioritäten setzen mit der Hauptliste

Das eigentliche Ziel der drei Listen ist Priorisierung. Die Hauptliste ist bewusst als Sammelliste angelegt, damit du jeden Punkt der passenden Unterliste zuordnen kannst. Notiere dabei am besten gleich Datum und Uhrzeit, bevor du Aufgaben auf die Tages- oder Zukunftsliste überträgst.

Hilfreich ist auch ein kleines Kürzelsystem: Markiere Aufgaben zum Beispiel mit „E1” für „super einfach, dauert keine 10 Minuten” oder „E2” für „macht sogar Spaß”. Du kannst dir beliebige weitere Kürzel ausdenken, solange sie dich motivieren, deine Aufgaben tatsächlich anzugehen.

Die Zukunftsliste klug nutzen

Die Zukunftsliste ist dein Auffangbecken für weniger dringende Aufgaben, damit du sie nicht vergisst. Manche Dinge müssen einfach nicht heute erledigt werden, und wenn du dein Zeitbudget ohnehin schon straff planst, gibt es keinen Grund, die Tagesliste künstlich aufzublähen.

Aber Vorsicht: Missbrauche diese Liste nicht als Prokrastinations-Parkplatz. Eine lange Zukunftsliste bedeutet nicht, dass du organisiert bist oder deine Zeit gut managst. Sie bedeutet erst einmal nur, dass du eine Liste hast. Entscheidend ist, was du nach dem Schreiben deiner Listen tust.

Papier oder App? Wo du deine Listen führst

Wenn du eher der klassische Typ bist, schreibst du deine To-dos vielleicht am liebsten von Hand in ein Notizbuch. In dem Fall empfiehlt sich zusätzlich ein Monatsplaner als Erweiterung deiner Zukunftsliste. Denn ohne Blick auf die Tage und Wochen vor einer Deadline verlierst du bei längerfristigen Aufgaben schnell den Überblick.

Nicht jeder mag Notizbücher, und das ist völlig in Ordnung. Auf dem Smartphone oder Tablet findest du zahlreiche Organisations-Apps, von einfachen To-do-Programmen bis zu ausgewachsenen Planungs-Tools.

Eine gute To-do-App sollte dir unbegrenzt viele Einträge samt Unterlisten erlauben und dich für jeden Punkt Datum und Uhrzeit festlegen lassen. Funktionen wie das Teilen von Aufgaben per E-Mail sind nettes Extra, aber nicht entscheidend. Und bevor du eine neue App installierst: Wirf einen Blick in deine Kalender-App, oft steckt dort schon eine Listenfunktion drin.

Im letzten Teil der Serie erfährst du, wie du deine Listen so schlank und wirkungsvoll gestaltest, dass sie dich wirklich entlasten. Weiter zu Teil 3